Grundlagen, Risiken und Erkenntnisse aus Praxis verständlich erklärt 

Die Finanzverwaltung hat in den letzten Jahren ihre Anforderungen deutlich konkretisiert, insbesondere durch BMF-Schreiben zur digitalen Kassenführung und zur Kassensicherungsverordnung. Die Tendenz lautet: Verlagerung von fiskalischen Aufgaben auf die Steuerpflichtigen, mehr Digitalisierung, mehr Transparenz, mehr und strengere Kontrollen, höhere Strafen. 

Die Kassennachschau ist eines dieser neuen Tools der Finanzverwaltung, welches für viele Unternehmen mit Bargeschäft längst keine theoretische Größe mehr ist, sondern gelebte Praxis. Insbesondere in bargeldintensiven Branchen wie Gastronomie, Einzelhandel oder Friseurhandwerk kann sie jederzeit stattfinden – unangekündigt und mit teils erheblichen Konsequenzen. Gleichzeitig ist die Kassennachschau ein zentrales Einfallstor für steuerstrafrechtliche Ermittlungen. Es verwundert, dass Unternehmer aus bargeldintensiven Branchen in vielen Fällen nicht wissen, was eine Kassennachschau ist und welche Konsequenzen mit der Kassennachschau einhergehen.  

Dieser Beitrag erläutert in aller Kürze die wichtigsten Grundlagen, typische Risiken und ordnet die aktuellen Entwicklungen aus Rechtsprechung und Verwaltung ein. 

Was ist die Kassennachschau? 

Die Kassennachschau wurde mit § 146b AO eingeführt und gilt seit dem 01. Januar 2018. Ziel ist es, die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung zeitnah und effektiv zu überprüfen. Anders als bei der klassischen Außenprüfung erfolgt sie, wie Lohn- und Umsatzsteuernachschau ohne vorherige Ankündigung und kann während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten durchgeführt werden. Für Unternehmen bedeutet das: Es gibt keinen „Vorbereitungszeitraum“. Die Kasse muss jederzeit prüfungsbereit und sturzfähig sein. 

Der Gesetzgeber wollte damit unter anderem das Entdeckungsrisiko für Manipulationen erhöhen. Gerade bei elektronischen Kassensystemen bestand lange die Möglichkeit, Umsätze nachträglich zu verändern oder zu löschen. Die Kassennachschau soll diese Manipulationen erschweren. Im Rahmen der Kassennachschau ist aber nicht nur darauf angelegt Manipulationen zu finden und zu verhindern. in der Praxis werden Unternehmer aber auch in den richtigen Umgang mit Kasse und Bargeld hingewiesen und mit wichtigen Tipps versorgt.  

Ablauf einer Kassennachschau in der Praxis 

Die Finanzverwaltung darf Geschäftsräume betreten, sobald dort eine Kasse geführt wird und Bargeschäfte stattfinden. Ein konkreter Verdacht ist nicht erforderlich. Die Entscheidung, ob eine Kassennachschau durchgeführt wird, erfolgt nach pflichtgemäßem Ermessen. 

Typischer Ablauf: 

• Kassenprüfer betreten des Geschäftsraums – zunächst auch anonym und sogar als Kunde eines sogenannten Testkaufs bzw. Testessens. 

• Anschließend und bei weitergehenden Maßnahmen, legt der Kassenprüfer seine Identität offen und 

• lässt sich die Kasse zeigen und fordert zur Vorlage von Kassenunterlagen oder digitalen Daten auf. 

• I.d.R. führt er einen Kassensturz durch und 

• prüft die Organisation und die Abläufe im Unternehmen. 

Wichtig ist: Auch wenn der Unternehmer selbst nicht anwesend ist, genügt es, wenn eine verantwortliche Person vor Ort ist. Die Mitwirkungspflicht greift sofort. Im Rahmen der Kassennachschau unzulässig sind hingegen Durchsuchungen oder Beschlagnahmen. Diese bleiben dem Steuerstrafverfahren vorbehalten. 

Rechte und Pflichten – was Unternehmer kennen sollten 

Unternehmen haben Mitwirkungspflichten. Sie müssen den Zugriff auf Kassensysteme ermöglichen, Daten unverzüglich bereitstellen, Auskünfte erteilen und Organisationsunterlagen vorlegen, § 146b Abs. 2 AO. Kommt der Unternehmer den Aufforderungen nicht nach, kann dies nicht nur steuerliche Nachteile haben, entsprechende Verstöße können auch bußgeldbewehrt sein, vgl. § 379 Abs. 1 Nr. 3 AO. Hier sind Bußgelder von bis zu 25.000 Euro möglich. 

In der Praxis sind folgende Verstöße typisch: 

• Die eingesetzte Kasse verfügt über keine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) 

• Die Kasse speichert Daten nur unvollständig 

• Änderungen an der Kasse werden nicht dokumentiert 

• Der Einsatz einer neuen Kasse wirde dem Finanzamt nicht angezeigt 

Ordnungsgemäße Kassenführung als zentraler Prüfungsmaßstab 

Im Kern geht es bei jeder Kassennachschau um die ordnungsgemäße Kassenführung. Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kasse ergeben sich aus den §§ 140ff. AO sowie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Grundsatz der GoB ist die Nachvollziehbarkeit sämtlicher Geschäftsvorfälle. Jeder Geschäftsvorfall muss vom Beleg bis zur Steuererklärung lückenlos überprüfbar sein. Dies gilt auch für Kassen. 

Für elektronische Kassensystemen gelten besonders strenge Anforderungen. Seit 2020 müssen viele Systeme mit einer TSE ausgestattet sein. 

Offenen Ladenkassen sind weiterhin zulässig aber risikobehaftet, da von der Finanzverwaltung hohe Anforderungen an die Ordnungsgemäßheit gestellt werden. Sie verlangt regelmäßig eine tägliche Kassensturzfähigkeit und eine saubere Dokumentation. Diese Anforderungen an die Dokumentation werden von Unternehmer häufig unterschätzen. Gerade bei offenen Ladenkassen führt das schnell zu Diskussionen und steuerlichen Mehrergebnissen. 

Typische Feststellungen und ihre Folgen 

Werden im Kassenmängel festgestellt, kann der Kassenprüfer von der Kassennachschau in eine Außenprüfung übergehen. Der Übergang muss dem Unternehmer angezeigt werden und erfolgt insbesondere dann, wenn Unstimmigkeiten nicht sofort aufgeklärt werden können. 

Steuerlich einschneidender sind Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen. Diese werden möglich, wenn die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß verworfen wird. Diese Zuschätzungen sind oft erheblich und können existenzbedrohend sein. 

Für die Schätzungsbefugnis des Finanzamts gilt: 

• Kleine formelle Mängel reichen nicht aus, um die Schätzungsbefugnis dem Grund nach zu eröffnen. 

• Schwere, nicht anders belegbare Mängel, wie der Einsatz einer manipulierbaren Kasse, können zur vollständigen Verwerfung der Buchhaltung führen. Die bloße Manipulierbarkeit einer Kasse reicht nicht automatisch aus. Entscheidend ist der konkrete Einzelfall, Faktoren wie tatsächliche Manipulationshinweise, sonstige vorhandene Aufzeichnungen und Vertrauensschutz spielen eine wichtige Rolle bei der Entscheidung, ob die Schätzungsbefugnis eröffnet ist. 

• Ist die Schätzbefugnis für das Finanzamt eröffnet, darf Hinzuschätzungen vornehmen, § 162 AO. Bei der Wahl der Schätzungsmethode ist die Finanzbehörde relativ frei. Dabei ist eine Schätzungsmethode zu wählen, die die größte Gewähr dafür bietet, mit einem zumutbaren Aufwand das wahrscheinlichste Ergebnis zu erzielen.  

• Ziel jeder Schätzung muss es sein, Besteuerungsgrundlagen so zu ermitteln, dass sie der Wirklichkeit möglichst nahekommen. 

• Schätzergebnisse müssen wirtschaftlich vernünftig und möglich sein. 

• Der Steuerpflichtige selbst hat keinen Anspruch auf die Anwendung einer bestimmten Schätzungsmethode  

• Eine vollständige Schätzung („Vollschätzung“) ist nur bei gravierenden Mängeln zulässig. 

Übergang ins Steuerstrafrecht – Sperrwirkung für die Wirksamkeit einer strafbefreienden Selbstanzeige 

Besonders brisant wird die Kassennachschau, wenn sich ein Anfangsverdacht für eine Steuerstraftat ergibt. In diesem Moment ändert sich die Situation grundlegend: 

• Die Kassennachschau wird unterbrochen 

• Ein Steuerstrafverfahren wird eingeleitet 

• Die Steuerfahndung übernimmt 

Die Rechte des Betroffenen verändern sich ebenfalls. Während im Besteuerungsverfahren eine Mitwirkungspflicht besteht, gilt im Strafverfahren das Recht zu schweigen. Ein häufiger Fehler ist, dass Unternehmer diese Zäsur nicht erkennen oder trotz entsprechender Belehrung weiterhin Auskünfte erteilen. 

Die Kassennachschau kann eine strafbefreiende Selbstanzeige verhindern. Sobald sich der Prüfer ausweist, tritt eine Sperrwirkung ein. Das bedeutet: Eine wirksame Selbstanzeige ist für die betroffenen Steuerarten und Zeiträume nicht mehr möglich. 

Praxistipps: Wie Unternehmen sich auf eine Kassennachschau vorbereiten können 

Auch wenn die Kassennachschau unangekündigt erfolgt, gibt es Möglichkeiten sich mit einer sauberen Organisation vorzubereiten und dafür Kassenprozesse klar zu definieren, Mitarbeiter zu schulen, Dokumentation vollständig zu führen und regelmäßige interne Kassenprüfungen durchzuführen. 

Fazit 

Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist keine reine Formalität, sondern kann im Ernstfall über hohe Steuernachzahlungen oder sogar strafrechtliche Ermittlungen entscheiden. Unternehmen sollten das Thema nicht unterschätzen.  

Die Kassennachschau ist im Zusammenspiel mit der Außenprüfung ein sehr effektives Instrument der Finanzverwaltung steuererhebliche Sachverhalte festzustellen. Sie öffnet aber auch die Tür der rein steuerlichen Prüfung für steuerstrafrechtliche Ermittlungen mit entsprechenden Konsequenzen.